Receptionist, Si o No?

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Photo by Olexandr P 

Receptionist nel beauty: le mansioni, stipendio, e formazione

La receptionist diventa sempre più una figura di spicco per le attività che operano nel beauty.        Che tu abbia un salone di acconciature o un centro estetico, saprai sicuramente quanto è importante:

1. avere una persona che risponda subito al telefono;

2. avere una persona che sia in grado di dare informazioni a chi chiama o entra in negozio;

3. avere una persona che si occupi dell’accoglienza;

4. avere una persona che si occupi del checkout.

Sia che tu lavori da solo in negozio, sia che tu abbia dei dipendenti, sai benissimo quanto sia fastidioso lavorare dovendo sempre gettare un occhio a chi entra e chi esce, oppure dover lasciare il lavoro sul cliente per rispondere al telefono. Senza dimenticare l’aspetto sempre più strategico rappresentato dai social e dalla comunicazione in tempo reale con i clienti.

Per questo motivo, ho deciso di scrivere questo post, in modo da fornirti le indicazioni base per poter formare, retribuire e assegnare le giuste mansioni ad una receptionist per un salone o un centro estetico.

Chi è una receptionist?

La receptionist NON è un parrucchiere o un’estetista che, tra le altre mansioni, si occupa anche di gestire la parte organizzativa del salone. Se pensi di assumere una persona che svolga i servizi tecnici salvo darti anche una mano all’accoglienza e al checkout, stai sbagliando tutto.

La prima cosa che devi capire è se hai bisogno di una lavorante che ti aiuti da un punto di vista dello svolgimento dei servizi, o di una vera e propria receptionist. Devi effettuare una scelta, che deve essere chiara.

Quindi, se stai pensando: “eh ma assumerei una persona che passerebbe la maggior parte del tempo a giocare col cellulare” ti consiglio di non prendere in considerazione l’assunzione di una receptionist.

Dovresti avere talmente tanto lavoro, talmente tante richieste di informazioni e di prenotazioni da avere la certezza che una persona messa lì a fare quello tutto il giorno non starà certo con le mani in mano.

Se così non fosse, significa che non è ancora il momento di assumere una receptionist.

Così come, dovresti rinunciare ad assumere una receptionist nel caso in cui tu non abbia delle procedure di vendita ben delineate e ragioni secondo la logica: “se un cliente vuole comprare un prodotto o svolgere un servizio avanzato, lo chiede, senza che io debba cercare di forzare la vendita“. In questo caso, risparmia i soldi per una receptionist.

Infatti, devi capire che il costo di una receptionist va ripagato, altrimenti ti creerà da un lato una miglior qualità di vita all’interno del tuo salone, perché tutto sarà più organizzato ma, dall’altro, ti causerà un serio abbassamento degli utili!

Solo se hai già delle procedure di vendita  e se hai un sistema di marketing tale per cui ogni ora molte persone chiedono informazioni e vorrebbero prenotare un appuntamento, lo stipendio di una receptionist sarà giustificato. Sta molto attento a queste parole, perché potresti farti male pensando, invece, di fare la scelta giusta.

Le mansioni di una receptionist:

Quali devono essere, quindi, le mansioni di una receptionist?

Una receptionist deve:

1. occuparsi dell’accoglienza dei clienti, applicando una procedura;

2. occuparsi del coordinamento dei lavoranti, spiegando chi è il cliente e quali servizi deve svolgere;

3. occuparsi delle procedure di vendita, sia per quanto riguarda i prodotti che i trattamenti avanzati;

4. occuparsi del supporto clienti, sia per quanto riguarda gli appuntamenti che la richiesta di recensioni.

Una receptionist non deve, a meno che non sia formata adeguatamente in tal senso:

* occuparsi della gestione dei social;

* occuparsi della creazione delle campagne pubblicitarie;

* occuparsi dei conti dell’attività.

Lo stipendio di una receptionist

La receptionist è una dipendente come le altre: non aspettarti, quindi, di poter assegnare uno stipendio basso solo perché lei non svolgerà i lavori in cabina o in postazione. Ovviamente, la receptionist può essere un’apprendista, e quindi venire pagata come tale, oppure può lavorare part-time. Ma la retribuzione sarà quella prevista dagli accordi di categoria, con l’eccezione relativa alla mansione, che potrebbe non essere quella di “estetista” o “parrucchiera“. Se vuoi saperne di più, consulta il tuo consulente per il lavoro, l’unico professionista che saprà darti le informazioni corrette (che non si chiedono ai colleghi su Facebook…).

La formazione di una receptionist

Come detto all’inizio di questo post, se pensi che una receptionist possa risolvere magicamente tutti i problemi organizzativi che hai e la mancanza di un marketing efficace, ti conviene evitarti ulteriori problemi.

La receptionist, per guadagnarsi davvero lo stipendio non deve, come molti credono, mettersi anche a pulire e a lavorare sui clienti, ma deve sapere cosa fare. E ciò che deve sapere fare glielo devi insegnare tu!

Come va accolto un cliente? Devi essere tu a creare la procedura.

Come si propongono i prodotti ai clienti? Devi essere tu a creare la procedura.

Come si vendono i trattamenti avanzati? Devi essere tu a creare la procedura.

Come si prende una prenotazione? Devi essere tu a creare la procedura.

E via discorrendo!

E, ripeto, se vuoi che la receptionist si guadagni lo stipendio e non se ne stia con le mani in mano per gran parte del giorno, devi avere un sistema di marketing tale per cui ogni ora ci siano svariate persone che entrano in negozio a chiedere informazioni o che inviino messaggi su WhatsApp o Messenger per saperne di più a proposito dei tuoi servizi.

È chiaro che la posizione di receptionist in un salone di bellezza ha assunto un ruolo cruciale nell’organizzazione e nel successo dell’attività. Ecco un riepilogo delle principali mansioni, dello stipendio e della formazione associati a questo ruolo:

Mansioni della receptionist nel beauty:

1. Accoglienza dei clienti: Accogliere i clienti in modo cortese e professionale al loro arrivo nel salone.

2. Coordinamento dei lavoranti: Comunicare al personale del salone i dettagli sui clienti e i servizi richiesti.

3. Procedure di vendita: Gestire la vendita di prodotti e trattamenti avanzati, offrendo consulenza e assistenza ai clienti.

4. Supporto clienti: Gestire gli appuntamenti, rispondere alle richieste di informazioni e assistere i clienti con eventuali domande o problemi.

Stipendio della receptionist nel beauty:

Lo stipendio di una receptionist dipende da vari fattori, inclusi l’esperienza, la formazione, la posizione geografica e le dimensioni del salone. Tuttavia, è importante trattare la receptionist come un dipendente professionale e compensarla in modo equo in base alle normative locali e agli standard del settore.

Formazione della receptionist nel beauty:

La formazione della receptionist è fondamentale per garantire che possa svolgere efficacemente le sue mansioni. Questa formazione dovrebbe includere:

1. Procedura di accoglienza: Insegnare come accogliere i clienti in modo caloroso e professionale, creando un’esperienza positiva fin dall’inizio.

2. Conoscenza dei prodotti e dei trattamenti: Fornire una formazione approfondita sui prodotti e sui trattamenti offerti dal salone, in modo che la receptionist possa consigliare i clienti in base alle loro esigenze.

3. Procedure di vendita: Insegnare le tecniche di vendita efficaci per promuovere i prodotti e i trattamenti avanzati, senza essere invadenti ma piuttosto fornendo informazioni utili ai clienti.

4. Gestione degli appuntamenti: Addestrare la receptionist sull’utilizzo del software di prenotazione e sull’organizzazione degli appuntamenti in modo efficiente.

5. Servizio clienti: Fornire formazione su come gestire le richieste dei clienti in modo professionale e cortese, risolvendo eventuali problemi o preoccupazioni in modo tempestivo.

Inoltre, è importante fornire aggiornamenti regolari alla receptionist su nuovi prodotti, trattamenti e procedure per assicurarsi che sia sempre al passo con le ultime novità nel settore della bellezza. Investire nella formazione della receptionist può contribuire in modo significativo al successo complessivo del salone o del centro estetico.

sviluppami un post da blog completo di tutte le informazioni inerenti a ruoli, mansioni, obbiettivi, il perché della figura, le responsabilità dirette e indirette, il rapporto con i dipendenti, i clienti, il titolare, cosa fare, perché farlo, quando farlo, con chi farlo, come si presenta, quale è il suo profilo ideale, perché assumerla, perché non si può fare a meno, quando assumerla, quando pagarla, cosa deve fare e cosa non deve fare, ecc.. parliamo di questa figura in modo integrale, toccando tutti i punti. 

Il Ruolo Strategico della Receptionist nel Beauty: 

Nel contesto del settore beauty, la figura della receptionist svolge un ruolo cruciale nell’ottimizzazione delle operazioni quotidiane e nell’offrire un servizio di accoglienza impeccabile ai clienti. Questo articolo fornirà una guida completa sul ruolo della receptionist nel beauty, discutendo delle mansioni, degli obiettivi, delle responsabilità, del rapporto con dipendenti, clienti e titolare, nonché dei criteri per selezionare la persona giusta per questa posizione e del momento opportuno per assumere e retribuire adeguatamente questa figura.

Ruolo e Mansioni della Receptionist in salone.

La receptionist svolge una serie di mansioni cruciali per il funzionamento efficace del salone. Queste mansioni includono:

1. Accoglienza dei Clienti: La receptionist è responsabile dell’accoglienza cordiale e professionale dei clienti al loro arrivo nel salone, creando un’esperienza positiva fin dall’inizio.

2. Gestione degli Appuntamenti: È compito della receptionist gestire gli appuntamenti, garantendo che il calendario sia organizzato in modo efficiente e che i clienti siano programmati correttamente per i servizi richiesti.

3. Assistenza ai Clienti: La receptionist fornisce assistenza e supporto ai clienti, rispondendo alle loro domande, fornendo informazioni sui servizi offerti e aiutandoli nel processo di prenotazione.

4. Gestione delle Vendite: È responsabilità della receptionist gestire le vendite di prodotti e trattamenti avanzati, offrendo consulenza e assistenza ai clienti e garantendo un’esperienza di acquisto positiva.

5. Coordinamento del Personale: La receptionist comunica con il personale del salone, informandoli sui clienti in arrivo e sui servizi richiesti, garantendo un flusso di lavoro efficiente e una buona comunicazione interna.

Obiettivi della Receptionist in salone.

Gli obiettivi principali della receptionist includono:

1. Creare un’esperienza positiva per il cliente: Assicurare che i clienti si sentano accolti e ben assistiti durante la loro visita al salone.

2. Massimizzare la produttività: Garantire che il flusso di lavoro nel salone sia efficiente e organizzato, massimizzando così la produttività complessiva.

3. Incrementare le vendite: Promuovere i prodotti e i trattamenti offerti dal salone e aumentare le entrate attraverso vendite aggiuntive e prenotazioni ripetute.

4. Mantenere elevati standard di servizio: Assicurare che i clienti ricevano un servizio di alta qualità e che le loro esigenze siano soddisfatte in modo tempestivo e professionale.

Responsabilità Dirette e Indirette.

Le responsabilità dirette della receptionist includono:

• Accogliere i clienti e gestire gli appuntamenti.

• Vendere prodotti e trattamenti.

• Coordinare il personale e comunicare le informazioni pertinenti.

• Fornire assistenza e supporto ai clienti durante la loro visita.

Le responsabilità indirette possono includere:

• Contribuire al marketing e alla promozione del salone attraverso un servizio clienti eccellente.

• Mantenere l’ordine e la pulizia della reception e delle aree circostanti.

• Contribuire al miglioramento continuo delle procedure e dei processi operativi del salone.

Rapporti con Dipendenti, Clienti e Titolare.

La receptionist interagisce direttamente con i dipendenti, fornendo loro informazioni sui clienti in arrivo e sui servizi richiesti, e aiutando a coordinare il flusso di lavoro nel salone. Con i clienti, la receptionist stabilisce un rapporto di fiducia e cortesia, fornendo assistenza e supporto durante la loro visita. Con il titolare o il management del salone, la receptionist comunica regolarmente sulle attività della reception, fornisce feedback sui clienti e sulle vendite ed è il filtro tra lui e la squadra.

Profilo Ideale della Receptionist.

Il profilo ideale per una receptionist nel beauty include:

• Eccellenti capacità comunicative e relazionali.

• Orientamento al cliente e attenzione ai dettagli.

• Capacità organizzative e gestionali.

• Conoscenza dei prodotti e trattamenti offerti dal salone.

• Flessibilità e capacità di lavorare sotto pressione.

• Esperienza pregressa nel settore beauty o nell’ospitalità può essere un vantaggio.

Perché Assumere una Receptionist in salone.

Assumere una receptionist è fondamentale per garantire un servizio clienti di alta qualità, massimizzare la produttività e incrementare le vendite. Una receptionist ben addestrata e motivata può contribuire in modo significativo al successo complessivo del salone.

Quando Assumere e Retribuire una Receptionist.

 

È consigliabile assumere una receptionist quando il volume di clienti e di attività del salone giustifica la necessità di avere una figura dedicata all’accoglienza e alla gestione degli appuntamenti. Quanto alla retribuzione, questa dovrebbe essere in linea con le normative locali e gli standard del settore, tenendo conto dell’esperienza e delle responsabilità associate alla posizione.

Concludendo

La receptionist svolge un ruolo fondamentale nell’assicurare un’esperienza positiva per i clienti, ottimizzare le operazioni quotidiane e incrementare le entrate attraverso vendite aggiuntive e prenotazioni ripetute. Assumere e formare adeguatamente una receptionist può portare significativi vantaggi al salone o al centro estetico, contribuendo al suo successo complessivo nel competitivo settore beauty.